특성이미지 출처: 서울과기대신문
이상: 스티브잡스의 프레젠테이션
애플의 CEO였던 스티브 잡스는 프레젠테이션에 있어 빼놓을 수 없는 인물이다. 20세기가 끝나갈 무렵 그와 그의 키노트는 프레젠테이션의 새로운 전형을 제시하였고 그것은 곧 표준으로 자리잡았다. 프레젠테이션을 다루는 책이나 강의는 물론 경쟁자들 조차도 잡스를 벤치마킹했다. (아니, 거의 추종했다고 할 수 있다.) 그의 프레젠테이션을 대표하는 키워드는 우선 ‘단순함(Simplicity)’을 들 수 있다. 아무것도 없는 단색 그라데이션 배경에 하나의 그림이나 간략한 메시지 하나가 전부인 슬라이드는 잡스식 프레젠테이션의 상징이 되었다.
그 ‘단순함’은 보이지 않는 곳까지 두루 적용되는 의미였다. 문장은 최소한의 단어로 미려하게 구성되었고, 단순한 색과 폰트와 크기로만 구성했으며, 나열을 최소한으로 줄였고 무엇보다 간결한 논리구조를 유지했다. 잡스는 여기에 더해 청중을 사로잡는 마력까지 갖추고 있었다. 호소력있는 목소리와 표정, 몸짓은 단순히 연습만으로 얻어진 것은 아니었다. 그는 확실히 남들을 설득하는 타고난 능력이 있었다.
2007년 1월 샌프란시스코에서 열린 맥월드 엑스포 키노트는 스티브 잡스식 프레젠테이션의 완성된 전형을 보여주는 무대였다. 이전과 같이 흑색 터틀넥과 청바지 차림으로 자신만만하게 등장한 잡스는 애플이 그동안 디지털뮤직 분야에서 보인 놀라운 성과를 설명하는 것으로 시작해 애플TV 발표로 예열을 마친다음 루머로 떠돌던 최초의 아이폰을 처음으로 선보였다.
이날 키노트의 백미는 아이폰을 설명하는 방식이었다. 애플이 발표하는 최초의 스마트폰으로써, 이전까지와는 다른 방식의 인터페이스와 크기, 모양을 가지고 있었고, 음악, 메일, 인터넷, 문자메시지, 날씨 등 설명해야할 기능이 넘쳤다. 아마 잡스가 아니었다면 수많은 기능들을 단순하게 나열하여 청중들을 지치게 만들었을지도 몰랐지만, 그는 달랐다.
그는 1984년 발표된 Mac, 2001년 발표된 iPod에 이어 애플이 만든 세번째 혁신이 될 것이라 분위기를 고조시킨 후, ‘오늘 세 가지의 새로운 기기를 발표한다’고 선언했다. 그리고 나서 아이콘과 간단한 문구로 구성된 세 장의 슬라이드를 차례로 등장시켜 와이드 스크린 아이팟, 혁신적인 모바일폰, 새로운 인터넷 커뮤니케이터가 바로 그 기기라 얘기했다.
청중들이 환호하는 사이, 그는 말없이 무대를 왔다갔다했다. 그리고 사실은 이 세가지의 기기가 아이폰 하나에 모두 들어있다고 고백하자 또 한번 환호성이 일었다. 아이폰의 기능을 그대로 나열하지 않고 아이팟-폰-인터넷 커뮤니케이터 세 가지 방향으로 청중에게 각인시키기 위해 의도된 연출이었다. 비슷한 시기 경쟁사들이 내놓은 단순 나열식 신제품 키노트와 비교했을 때 이해하기 쉽고 오래 기억되는 구성이었다.
105분 동안 진행된 키노트에서 제품 시연과 3명의 게스트, 동영상 등 슬라이드외의 컨텐츠가 절반을 차지했고, 300여장의 슬라이드가 10초에 한 장씩 빠르게 넘어갔다. 잡스의 키노트는 스피드에 있어 가장 빠른 편인데 완급조절과 극적인 장면 연출까지 더해져 한 편의 쇼를 보는 느낌을 준다. 긴 호흡임에도 불구, 맥락을 놓치지 않고 정교하고 흥미롭게 전개해나가는 능력 또한 탁월했다.
오해: 다른 환경, 피상적인 것들
프레젠테이션의 진정한 경쟁력은 물에 잠긴 부분을 포함한 모든 요소의 조화에 있지만, 많은 사람들이 물밖으로 드러난 피상적인 요소에 집중하곤 한다. 게다가 모든 사람들의 환경이 스티브잡스와 같은건 아니다.
모두들 잡스의 프레젠테이션 방식이 현 시점에 있어 가장 이상적인 형태라 여겼고 그렇게 되기 위해 노력하고 있다. 전문가들은 그렇게 가르치고 있고, 대부분의 책들이 그렇게 말하고 있다. 나 또한 그 방식이 가장 이상적이라 생각한다. 그러나 우리가 마주하는 현실은 잡스의 환경과는 사뭇 다르다. 우리의 환경은 제약조건으로 가득 차 있다.
또 다른 문제는 잡스가 가진 장점 중 디자인이나 스피치, 매너 등 겉으로 보이는 것만을 추종하는 경향이다. 스티브 잡스의 프레젠테이션이 최고인 이유는 이해하기 쉬운 이야기의 설계와 명료한 메시지, 세부적인 묘사, 사물을 다르게 해석하는 능력 등 프레젠테이션의 기획에 해당하는 부분 역시 탁월하다는 점이며 결국 내면에 해당하는 기획과 표면에 해당하는 스피치, 디자인이 완벽한 조화를 이루기 때문이다.
그러니까, 스티브 잡스와 다른 환경, 그리고 피상적인 것들에 대한 추종이 우리의 진전을 더디게 만드는 요소다.
현실 : 샐러리맨들의 파워포인트 블루스
파워포인트는 오늘날 가장 대중적인 문서작성 도구다. 아마도 샐러리맨들에겐 워드보다 더 자주 쓰이는 도구가 되었을 것이다. 파워포인트가 전통적인 보고서 작성도구인 워드를 위협(또는 대체)하게 된 데에는 필연적인 이유가 있다. 1) 여러사람들에게 2) 짧은 시간 안에 3) 이해하기 쉽게 풀어낸다는 장점이 있기 때문이다.
1) 파워포인트는 기본적으로 화면에 최적화된 4:3 비율의 슬라이드여서, 회의나 세미나 시 빔프로젝터를 통해 대형화면에 띄우기 좋다. A4지와 같은 세로형 문서는 읽는데 최적화 되어있지만 화면에 띄워 여러사람에게 보여주려면 위아래로 스크롤 해야 하기 때문에 시각적으로 피로하다.
2) 파워포인트는 많은 텍스트를 읽지 않고도 단순화하여 요점을 설명하도록 고안되었다.
3) 파워포인트는 그림과 도형과 같은 시각적 요소를 풍부하게 동원해 텍스트만으로 얻을 수 있는 것보다 더 쉬운이해를 돕도록 만들어졌다.
스티브 잡스의 키노트를 되짚어보면 위의 세 가지 기본요건이 충실하게 지켜지고 있다는 것을 발견할 수 있다. 그런데 샐러리맨들은 이에 더해 몇 가지 추가적인 제약 조건을 안고있다. 이 추가조건들이 샐러리맨들의 멘탈을 붕괴시키는 요인이다.
4) 읽어서도 이해할 수 있어야 한다
프레젠테이션 없이 여러사람에게 읽히기만 하고 끝나는 문서가 더 많다. 그렇지만 유사시엔 예고없이 그 문서를 가지고 프레젠테이션을 해야 할 경우도 생긴다. 그러니 문서엔 말로 해야할 내용도 텍스트로 어느 정도 삽입되어야 한다. 자연스럽게 슬라이드는 글자가 많아진다. 스티브 잡스는 읽기 위한 슬라이드는 만들지 않는다.
5) 가급적 적은 분량이어야 한다
스티브잡스는 10초당 한 장 꼴로 슬라이드를 넘긴다. 10분 발표라면 60장 분량이다. 샐러리맨들에겐 어림없는 얘기다. 조직내에선 가급적 적은 슬라이드로 내용을 모두 설명하는 것이 미덕이 되었다. 이는 다음에 나올 ‘프린트 문화’와도 연관성이 있다. 아마도 잡스의 15장이 우리의 한 장 정도가 되지 않을까 싶다. 그러니 우리의 슬라이드는 한 장에 많은 것을 담을 수 밖에 없다.
6) 여전히 프린트된다
1:1로 마주앉아 상사에게, 또는 소수의 사람들에게 설명할 땐 프로젝터 대신 프린트된 슬라이드로 프레젠테이션을 대신하곤 한다. 이외에도 프린트되어 배포되기도 하고 화면보다 프린트를 선호하는 사람도 아직 많다. 만약 잡스의 슬라이드를 프린트 한다면 기본적으로 분량도 너무 많고 어두운 배경으로 인해 잉크나 토너의 사용량이 많아지고 가독성에도 문제가 생길 것이다.
7) 쉽게 배포되어야 한다
잡스의 키노트 파일을 메일로 받아본 적은 없지만(배포된 적도 없을테지만) 아마 메일로 보내기엔 버거운 용량일 것으로 짐작된다. 샐러리맨들의 파워포인트는 대개 광범위한 배포가 이루어진다. 동료와 상사, 고객들에게 전자메일과 메신저 등을 통해 자주 배포된다.
위의 네 가지 추가조건들은 스티브 잡스에겐 해당되지 않지만 샐러리맨들에겐 일상적인 것들이었다. (사실 나의 이야기이기도 하다.) 그들은 이 상황을 타개하기 위해 프레젠테이션 참고서를 읽고 교육을 들었지만 적어도 4)~7)에 대한 가이드라인은 찾아내기 어려웠다. 프레젠테이션 전문가들의 지향점은 스티브 잡스에 맞추어져 있었고 글자로 빽빽한 슬라이드는 세스 고딘(Seth Gordin)과 같은 사람에게 ‘불량 파워포인트(Really Bad PowerPoint)’라 조롱받았다.
불량 파워포인트에 대한 나의 고민은 90년대 중반부터 시작되었다. 처음엔 ‘스티브 잡스 방식으로의 전환’을 모색하면서 시작했지만 얼마 지나지 않아 프레젠테이션과 보고서 문화를 나 혼자의 힘으로 변화시키기엔 역부족임을 깨닫고 ‘잘 작성된 불량 파워포인트’로 전략을 바꿨다.
대안: 하이브리드 슬라이드
우리가 만들어내야 하는 슬라이드 문서의 가장 큰 특징은 읽어서 완전히 이해할 수 있고, 가끔은 청중들 앞에 띄워두고 발표까지 가능한 다목적 슬라이드다. 난 앞으로 이런 형태를 하이브리드 슬라이드라 부르겠다.
하이브리드 슬라이드는 오늘날 비즈니스 문서의 대부분을 차지한다. 공공프로젝트의 제안서나 게임회사의 기획서, 회사의 전략보고서, 일상적인 주간업무, 컨설팅사의 프로젝트 문서 등 정말 다양하다. 이들은 모두 읽히기도 하고 프레젠테이션에 등장하기도 하는 하이브리드 슬라이드다.
하이브리드 슬라이드는 읽어서 이해할 수 있을 정도로(요건4) 글자가 추가되고 내용이 어느정도 복잡해 지겠지만, 프레젠테이션시 가독성에 방해받을 정도로 글자가 작고 내용이 많아선 안된다(요건1). 여전히 (흑백)프린트되는 것을 감안하여 컬러와 배경색을 정해야 하고, 분량을 줄여야 한다(요건5, 6). 또한 쉽게 배포할 수 있도록 파일 크기를 작게 유지하기 위한 노력, 가령 너무 용량이 큰 그림을 삽입하지 않도록 해야하고 상대방이 가지지 않은 폰트를 사용하는 것에도 주의 한다(요건7). 빠르게 내용을 이해할 수 있어야 한다는 점(요건2, 3, 5)은 하이브리드 슬라이드를 포함해 모든 보고서에 해당되는 말이다.
제언: 다양한 형식, 그러나 플롯은 같다
하이브리드 슬라이드는 문서의 수많은 형식 중 하나이다. 스티브잡스와 같이 한 슬라이드에 하나의 메시지만 나오는 단순한 형식, 한 장짜리 워드 문서(One Page Report), 이메일, 논문 스타일의 전통적인 서술형 방식 등 세상엔 다양한 형식의 문서들이 있다. 각각의 형식은 다르지만 처음 기획은 같다. 앞서 다뤘던 문서작성의 5단계중 첫 2단계인 스탠스와 논리구조는 어느 형식에나 통용된다. 즉, 형식은 달라도 같은 플롯(Plot)을 가진다. 3단계인 스토리텔링은 형식을 고려하여 그 방식을 결정한다. 가령 one Page Report엔 구체적인 사례나 비유같은 스토리텔링의 묘미를 가미하기 어렵기 때문이다.
‘어떤 형식이 가장 우월한가?’라는 자주 받는 질문에 대해서는 ‘상황에 따라 다르므로 우월한 형식은 없다’라고 답하겠다. 어떤 조직은 슬라이드 문서를 선호하지만 어떤 회사는 one Page Report를 권장한다. 또한 어떤 회사는 one Page Report마저 비효율이라 칭하며 메일로 더 신속하고 간단하게 형식에 관계없이 작성하라고 한다. 이는 조직의 문화와 하고있는 일의 성격, 의사결정자의 성향에 따라 결정된다.
하이브리드 슬라이드 역시 마찬가지로 형식의 한 가지일 뿐, 그에 대해 원죄를 묻는건 너무하다는 생각이 든다. 하지만 내 경험으로 미루어볼 때 가장 많이 비판 받아왔던 형식인 건 분명하다. 그건 형식 자체의 문제라기 보다 위에서 언급한 일곱가지 조건 중 절반 이상이 어긋나 있기 때문이다. 하이브리드 슬라이드는 그만큼 제대로 작성하기 어려운 형식임에도 아직까지 가장 널리 사용되고 있는 것이 현실이다.
원문: Sonar & Radar
※ 파워포인트를 통한 문서 작성에 한 획을 그은 글쓴이 김용석 님의 어벤져스쿨 특강! 이제는 one Page Report로 돌아왔다!
한 장 안에 모든 것을 보여주는 one Page Report
왜 이 강연을 만들었지요?
모두가 알만한 기업들이 파워포인트 보고서를 금지하고 있습니다. 수많은 슬라이드를 아름답게 꾸미는 데 쓸데없는 시간을 쓰고 있다고 봤기 때문입니다. 하지만 기획자들은 one Page Report(OPR)를 작성하는 것도 쉬운 일이 아니라 하소연합니다. 짧은 분량에 핵심을 담는 것은 문서를 꾸미는 것만큼이나 힘든 작업입니다. 그간 강연들은 파워포인트에만 집중했지, OPR을 어떻게 하면 효율적으로 만들 수 있을지 이야기하지 않았습니다. 그 첫 번째 강연을 선보입니다.
이 강연을 들으면 뭘 알 수 있나요?
파워포인트로 좋은 문서를 만드는 분들이 OPR에서 막히는 이유는 주로 시각화를 통한 도식적 사고를 벗어나기 힘들기 때문입니다. OPR에서 지나친 간소화를 피하면서도 문장만으로 어떻게 구조화를 통해 의미를 충분히 전달할 수 있을지, 또 PPT가 아닌 OPR 프레젠테이션은 어떤 변화를 주어야 하는지 알게 됩니다.
누가 이 강연을 들어야 할까요?
OPR은 이제 점점 비즈니스맨 의사 소통의 필수 스킬이 되어가고 있습니다. 좀 더 효율적인 커뮤니케이션으로 직무 성과를 높이고픈 모든 분께 추천합니다.
왜 김용석 선생님인가요?
김용석 선생님은 <파워포인트 블루스>로 파워포인트를 통한 문서 작성에 한 획을 그은 분입니다. 그런 분이 이제는 역으로, OPR 분야를 개척하고 나섰습니다. 결국 문서는 의사소통을 돕는 도구라는 본질을 바탕으로, 둘의 차이와 OPR만의 활용법을 누구보다 잘 알려주실 수 있습니다.